Clínica de saúde
Cargo: Coordenador Administrativo
Regime de Contratação: CLT – Efetivo
Número de Vagas: 1
Descrição do Cargo / Responsabilidades:
Gestão Operacional
Garantir o pleno funcionamento dos consultórios (telefonia, comunicação, limpeza, manutenção e compras), acionando fornecedores quando necessário.
Direcionar a equipe para atendimentos prioritários das demandas críticas.
Realizar revisões ao final do dia para assegurar que todas as pendências foram resolvidas.
Monitorar a aderência da equipe aos processos, rotinas e ferramentas corporativas estabelecidas.
Atender prontamente às solicitações dos gestores recebidas por mensagem.
Realizar visitas mensais e eventuais inspeções surpresa aos consultórios e hospitais para verificar estrutura, atendimento e necessidades específicas.
Gerenciar e revisar ativamente a agenda médica, com planejamento de até uma semana à frente.
Manter as ferramentas coorporativas (WhatsApp, telefonia, 3CX, Openbox, Monitoo) operantes, realizando auditorias de conteúdo, qualidade de atendimento e tempo dedicado ao trabalho.
Acompanhar e ajustar demandas no sistema Klingo, incluindo abertura de chamados e divulgação de atualizações.
Garantir que todas as informações e processos estejam corretamente registrados e atualizados no Klingo, dentro dos prazos estabelecidos.
Verificar diariamente, pela manhã, o status das autorizações e a conformidade da agenda com os tempos de procedimentos, deslocamentos e quantidade de atendimentos por médico, encaminhando ajustes necessários.
Realizar fechamento semanal de procedimentos junto à instrumentadora.
Elaborar relatórios estruturados de desempenho da área para a gerência e sócios.
Assegurar a redução máxima de erros em agendamentos e atrasos em procedimentos autorizados.
Gestão de Pessoas
Organizar escalas, férias e remanejamento de funções em casos de ausência.
Garantir que erros operacionais sejam corrigidos pelos próprios responsáveis.
Realizar treinamentos periódicos, com registro em ata, acompanhando entregas e desempenho dos atendentes e autorizadores.
Conduzir reuniões semanais, com registro em ata, focadas em melhorias sugeridas pelo time.
Participar de processos seletivos e definir bonificações, fornecendo feedback estruturado.
Calcular bônus e validar com sócios e gerência, realizando devolutivas individuais.
Monitorar a carga de trabalho da equipe, assegurando divisão justa e eficiente.
Gestão de Processos
Levantar e monitorar os tempos de cada etapa dos processos para garantir correta divisão de atividades.
Registrar, garantir e aprimorar os processos de atendimento, autorização e agendamento.
Realizar revisão diária da qualidade dos procedimentos registrados no sistema, encaminhando correções aos responsáveis.
Responder rapidamente às solicitações de ajustes feitas pelas instrumentadoras.
Elaborar listas de materiais e equipamentos por atividade hospitalar.
Alimentar e gerenciar o controle em nuvem de contatos estratégicos.
Apresentar mensalmente KPIs, com análise crítica e sugestões de melhoria à gerência.
Monitorar indicadores como demanda por secretária, tempo de envio de pedidos e intervalo entre autorização e agendamento.
Assegurar comunicação eficaz entre atendimento, autorizações e financeiro.
Antecipar conflitos de agenda e propor soluções.
Gerenciar ativamente as agendas médicas, otimizando os tempos de atendimento.
Criar e manter repositório atualizado com contatos de hospitais, parceiros e listas de OPMES por procedimento
Experiência do Paciente e Qualidade
Avaliar a jornada do paciente em conjunto com os Concierges, utilizando NPS e outras métricas.
Realizar contato semanal com amostragem de pacientes para coleta de feedback, encaminhando críticas relevantes aos sócios e equipe.
Verificar a qualidade dos documentos gerados (pedidos, relatórios, etc.).
Acompanhar os tempos dos processos eletivos e intervir quando necessário.
Gestão Médica
Elaborar e atualizar escalas de sobreaviso dos médicos (radiologistas intervencionistas, anestesistas e instrumentadoras).
Solicitar atualizações e informações sobre datas de sobreaviso.
Atuar como ponte entre médicos e equipe para resolução de erros
Formação e experiências desejáveis:
Requisitos Técnicos
Formação: Ensino superior completo em Administração, Gestão Hospitalar ou áreas correlatas.
Pós-graduação será considerada um diferencial.
Experiência: Mínimo de 3 anos em funções administrativas, preferencialmente na área da saúde.
Conhecimentos específicos:
Sistemas de gestão hospitalar (ex: Klingo, Nioh, Finex, Sisamil e afins)
Pacote Office (Excel avançado)
Gestão e mapeamento de processos e indicadores (KPIs)
Comunicação corporativa (WhatsApp Business, telefonia IP, etc.)
Forma de Trabalho: Presencial
Bairro: Ipanema
Cidade: Rio de Janeiro
Benefícios:
– Vale Transporte
– Vale Alimentação
– Vale Refeição
– Convênio Médico
– Convênio Odontológico
– PLR ou Bonificações
Horário de Expediente: De segunda a sexta-feira das 08:00 às 18:00 (com 01:00 de almoço)
Salário: R$ 5.750,00
Informações Adicionais:
Competências Comportamentais
Liderança e capacidade de gestão de equipes multidisciplinares
Comunicação clara e assertiva
Organização e atenção aos detalhes
Proatividade e senso de urgência
Capacidade de análise crítica e tomada de decisão
Empatia e foco na experiência do paciente
Resiliência e habilidade para lidar com conflitos
Velocidade no retorno das demandas Capacidade de atua rem várias frentes de trabalho simultâneas
Habilidade na realização de Feedbacks