Gestor, você sabe qual a melhor forma de delegar tarefas?

Um bom gestor deve saber como distribuir responsabilidades a sua equipe

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Delegar significa transferir a autoridade e a responsabilidade de um membro da organização para outro. Normalmente, de um líder para um de seus liderados. Saber delegar responsabilidades é uma das características mais importantes de um gestor eficiente.

Observe os casos a seguir: Jonas lidera uma equipe de vendas em uma grande empresa. No momento, Jonas está muito preocupado, pois entrará de férias e não sabe como as metas de vendas serão atingidas. Uma vez que ele não se encontrará na empresa por um mês, quem executará as tarefas de coordenação da equipe para que tudo saia como previsto?

Afonso também lidera uma equipe de vendas de uma importante empresa. No momento, Afonso está planejando sua viagem de férias. Ele se ausentará por um mês, mas não se preocupa com as metas que deverão ser atingidas enquanto estiver fora, pois em sua equipe existem pessoas que irão substituí-lo com muita eficiência.

A diferença entre os dois casos está na habilidade de delegação de autoridade. Jonas corre o risco de não aproveitar bem as suas férias porque não acredita que haja alguém que possa desempenhar sua função, portanto vê dificuldades em delegá-la a outro membro da sua equipe. Afonso sabe que não é insubstituível e que na sua equipe existem pessoas que poderão desempenhar a sua função e obter o mesmo sucesso. Portanto, poderá aproveitar melhor seu descanso.

A delegação de autoridade é importantíssima na administração de uma empresa e é sempre recomendável pelos seguintes motivos: aumenta a criatividade e inovação a partir das contribuições dos colaboradores; aproveita o potencial e desenvolve aptidões específicas no liderado; oferece ao gestor tempo para execução de atividades mais importantes; aumenta o grau de iniciativa da equipe; motiva e serve como treinamento.

A Importância de Delegar Tarefas

Embora pareça fácil, o ato de delegar não é praticado por muitos gestores devido a vários fatores.

Dentre estes fatores estão:

Falta de flexibilidade:

Quando o líder quer que a execução das tarefas seja feita da exata maneira que ele faz. É preciso entender que cada pessoa tem uma forma de realizar suas atividades no trabalho e se isso não leva prejuízo para a conclusão das atividades, não há porque exigir que o colaborar mude seu jeito.

Excesso de centralização

Quando o líder, por falta de confiança ou medo de perder poder e se tornar dispensável,  quer fazer tudo. Ele raramente delega tarefas e quando o faz, cobra a equipe de forma exagerada. Este tipo de atitude demonstra que o líder não acredita na capacidade dos colaboradores, o que provavelmente os deixará desmotivados. Afinal, como o funcionário demonstrará suas capacidades, se não encontra espaço, pois o gestor age como fiscal ou babá?

Por que Delegar?

Dentre tantas atividades desenvolvidas pelo gestor na sua rotina diária, talvez a delegação seja uma das que possibilite maior probabilidade em atingir melhores resultados, por proporcionar ao gestor tempo para focar-se nos aspectos de maior importância e pontos estratégicos de sua função, bem como, gerar maior comprometimento dos colaboradores com o trabalho, diante da percepção do desenvolvimento suas habilidades.

Delegar, além de permitir maior disponibilidade ao gestor, faz com que ele possa avaliar a potencialidade dos seus colaboradores. A delegação requer planejamento e dedicação, pois alguns aspectos geram insegurança e dificuldades que podem levar a resultados inadequados.

Designar uma atividade a um colaborador não é algo simples como muitas pessoas imaginam. Para garantir que a tarefa seja cumprida com eficiência e dentro do prazo, o líder deve conhecer as habilidades do funcionário e orientá-lo de modo claro para obter os melhores resultados e promover o desenvolvimento profissional de todos os membros da equipe.

Para liderar um time de alta performance, é necessário que o líder tenha em mente alguns pontos essenciais:

Grandes resultados só são alcançados quando toda a equipe domina o trabalho

Por isso, capacitar os colaboradores é algo fundamental, que ajudará a cumprir compromissos e a lidar com os desafios no cotidiano da organização.

Todas as informações devem ser expostas ao grupo de maneira clara

Cada liderado precisa estar ciente sobre o planejamento e a execução dos projetos, bem como sobre os recursos disponíveis e as metas e obrigações individuais e coletivas, para trabalhar com mais segurança e comprometimento.

O diálogo é a chave de tudo e permite conhecer melhor os colaboradores

Cada pessoa possui pontos fortes e fracos. Um bom líder sabe trabalhar a confiança de seu liderado, a fim de que ele não se vanglorie demais de suas virtudes nem se amedronte diante dos desafios e fique desmotivado por conta das dificuldades.

Vale ressaltar ainda que, mais do que saber conversar com as pessoas, quem assume um cargo de liderança precisa saber ouvir os profissionais para oferecer a melhor orientação e seguir o caminho mais adequado.

Vantagens de delegar:

  • Libera tempo para o gestor poder gerenciar, isto é, planejar, organizar, acompanhar, supervisionar, controlar resultados e inovar.
  • Diminui a pressão e carga de trabalho.
  • Desenvolve colaboradores, dando-lhes oportunidade para expandir suas habilidades.
  • Cria um clima de trabalho motivador apropriado ao crescimento pessoal e profissional dos colaboradores e do próprio gestor.
  •  Fornece padrões de desempenho uma vez que a avaliação dos indivíduos passa a ser feita em função dos resultados alcançados.
  • Aumenta os resultados porque as pessoas passam a utilizar o tempo de forma a atingir as metas da empresa onde trabalham.
  • Aumenta o desenvolvimento organizacional encorajando cada colaborador a utilizar o seu potencial ao máximo.

Como Delegar Tarefas com Excelência

Quando a delegação é planejada pelo gestor, aumenta sua capacidade de influência sobre sua equipe para assumir responsabilidades, minimizando riscos e potencializando os resultados. Abaixo, confira alguns passos para uma delegação de autoridade:

1º passo – Liste todas as suas atividades e verifique quais podem ou devem ser delegadas.

2º passo – Identifique se existe alguém no seu departamento que pode executar a tarefa. Primeiramente, verifique se tem alguém com experiência ou já treinado na função. Se não houver, estude a possibilidade de treinar.

3º passo – Mantenha um contato com quem receberá a delegação.

Cuidados no momento de delegar autoridade:

  • Esteja seguro de querer e poder delegar, antes de fazê-lo.
  • Não delegue em função apenas do apreço pessoal e sim, da competência.
  • Seja tolerante com pequenos erros que podem surgir na fase inicial da delegação.
  • Não delegue exclusivamente por não ter conseguido realizar a tarefa em tempo hábil.
  • Não repasse apenas as atribuições enfadonhas e rotineiras. Quando possível, dê desafios e tarefas estimulantes a equipe.
  • Delegue responsabilidades para todos os colaboradores, para não sobrecarregar somente os mais experientes.
  • Defina adequadamente os prazos de início e término da tarefa e o grau de autoridade.

Seguindo essas dicas e tomando estes cuidados, um líder não encontrará problemas no momento de delegar.

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